Guide til et gyldigt forbrugsregnskab

Guide til et gyldigt forbrugsregnskab

25.03.19


Af Synøve Anja Larsen

Det er afgørende, at du som udlejer opfylder Lejelovens krav til forbrugsregnskaber, hvis du opkræver forbrug gennem a conto. Konsekvensen af ikke at opfylde disse krav er nemlig, at udlejer mister retten til at kræve tillægsbetaling for overforbrug af lejer. Det er selvfølgelig en noget kedelig situation at befinde sig i, hvis lejer har haft et overforbrug på flere tusinde kroner i den pågældende regnskabsperiode. 

Formkrav

Først og fremmest er det vigtigt at gøre opmærksom på, at der skal udarbejdes individuelle forbrugsregnskaber for varme og opvarmning af brugsvand, for køling og for vand. Disse må således ikke samles i ét forbrugsregnskab.

I regnskabet skal følgende oplysninger fremgå, jf. Lejelovens § 37:

  • Oplysning om lejerens andel af de samlede udgifter.

  • Oplysning om lejerens adgang til at gøre indsigelse efter Lejelovens § 45.
    F.eks.: ”Lejer har 6 uger til at gøre skriftlig indsigelse mod nærværende forbrugsregnskab, jf. Lejelovens § 45”.

  • Oplysning om tidspunktet for udlejerens modtagelse af endelig afregning, hvis regnskabet kommer frem til lejeren efter udløbet af 3-månedersfristen (nærmere beskrevet nedenfor).
Indeholder regnskabet således ikke disse oplysninger, er regnskabet ugyldigt og udlejer vil miste sit krav på tillægsbetaling. 

Hvad må/skal indgå i regnskabet?

  • Rabatydelser og lignende skal godskrives regnskabet – således må udlejer ikke tjene penge på rabatter og lignende.

  • Kun udgiften til energiforbruget i regnskabsperioden må medtages.

  • Er der tale om et kollektivt forsyningsanlæg, skal udlejer medtage den samlede udgift.

  • Udgifter til kontrol, eftersyn og vedligeholdelse af varmeanlæg og kølingsanlæg mv., der er pålagt udlejeren i henhold til lov om fremme af energibesparelser i bygninger, skal medtages i regnskabet.

  • Udgifterne til energimærkning medtages i regnskabet som en forholdsmæssig del med lige store beløb i hvert af årene i den periode, energimærkningen er gyldig. Endvidere kan medtages en passende forrentning af den del af udgiften til energimærkning, der ikke er dækket ved lejernes betaling efter 1. pkt.

  • I vandregnskabet kan udlejeren medtage samtlige udgifter vedrørende forsyning med vand, herunder vand- og vandafledningsafgift, i regnskabsperioden.
Regnskabsåret, Lejelovens § 39

Udgangspunktet er, at regnskabsåret begynder d. 1. juni hvert år, medmindre andet er aftalt. Udlejer kan således bestemme, at regnskabet fremover skal begynde på en anden dato end, hvad fremgår af bestemmelsen.  Regnskabsperioden, ved overgangen til det nye regnskabsår, må dog højst udgøre 18 måneder. Lejer skal desuden have en 6 ugers varsel på en sådan overgang til en ny begyndelsesdato for regnskabsåret.

Hvis ejendommens leverance af varme sker fra et kollektivt varmeforsyningsanlæg eller et naturgasanlæg skal forbrugsregnskabet følge forsyningsanlæggets regnskabsår eller aflæsningsperiode.

Hvis ejendommens leverance af køling sker fra et kollektivt kølingsforsyningsanlæg, skal forbrugsregnskabet følge forsyningsanlæggets regnskabsår eller aflæsningsperiode

Hvis ejendommens leverance af vand sker fra en kommune eller et vandværk, skal regnskabsåret fastsættes i overensstemmelse med udlejers afregning med kommunen eller vandværket. Udlejer kan dog her beslutte, at vandregnskabsåret skal følge varmeregnskabsåret.

Frister, Lejelovens §§ 43 og 45 b

Udgangspunktet er, at forbrugsregnskabet skal være kommet frem til lejeren senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb.

En modifikation til dette udgangspunkt er, hvis regnskabet indeholder udgifter vedrørende leverancer fra et kollektivt forsyningsanlæg og udlejer har måttet afvente en afregning fra forsyningsanlægget. Er regnskabet i denne situation kommet frem til udlejer så sent, at fristen på 4 måneder ikke kan overholdes, så gives udlejer en yderligere frist på 3 måneder, efter modtagelsen af endelig afregning fra forsyningsanlægget.

Forløber der 2 måneder efter de ovennævnte frister og er regnskabet stadig ikke sendt, kan lejer faktisk undlade at indbetale fremtidige a conto-beløb, indtil regnskabet foreligger. Derfor vil det selvfølgelig være i udlejers interesse at overholde ovenstående frister.

Har du glemt en udgiftspost i forbrugsregnskabet?

Det følger af Lejelovens § 45, at hvis en udgiftspost ikke er medtaget i forbrugsregnskabet på grund af en undskyldelig fejl, har udlejer stadig mulighed for at søge dette dækket eller i hvert fald delvist dækket. Udlejer kan gøre dette ved i det følgende forbrugsregnskab at overføre den del af den glemte post, som ikke overstiger 10 % af de samlede udgifter fra det forrige forbrugsregnskab. Udlejer skal blot orientere lejer om størrelsen af beløbet.

Er du interesseret i at høre mere?

Medlem af Ejendomsforeningen Danmark og Danske udlejere.

Applikationer
Kontakt os
Kontakt os
Tlf.: +45 31 124 570
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.